Heutzutage sind Projekte in Unternehmen komplexer denn je. Die Art und der Umfang des Projekts kann variieren, doch egal ob ein kleines Team oder eine internationale Kollaboration daran arbeitet: Das Management muss reibungslos laufen.
Dafür benutzt man im Normalfall eine passende Software, die sowohl die Führungskräfte als auch die Teammitglieder bei allen Schritten unterstützt. Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Programmen, die optimales Projektmanagement versprechen. Aber worauf muss man bei der Wahl einer Software achten?
In diesem Artikel geht es um die wichtigsten Merkmale, die eine Projektmanagement-Software bieten muss. Nur wenn die Software dem Projekt in allen Lagen zur Seite stehen kann, ist sie eine gute Wahl. Andernfalls kann es sein, dass sie dem Fortschritt eher im Weg steht, als die Durchführung des Projekts zu erleichtern.
Was ist Projektmanagement?
Ein Projekt ist ein komplexes Vorhaben, das zuerst geplant, organisiert und dann durchgeführt werden soll. Über den Verlauf des Projekts soll die Durchführung gezielt koordiniert und überwacht werden. Dafür ist das Projektmanagement zuständig.
Im klassischen Sinne geht es beim Projektmanagement um die Initiierung, Ausarbeitung, Planung, Steuerung und Fertigstellung des Projekts. Während dieser Phasen muss man alles im Blick behalten, damit das Vorhaben am Ende erfolgreich beendet wird. In diesen Phasen hilft eine Projektmanagement-Software wie InLoox dabei, dass alles so effizient wie möglich abläuft.
Heutzutage ist das Projektmanagement weniger rigide. Man spricht von agilem Projektmanagement. Dabei wird im Verlauf des Projekts immer wieder überprüft, wie man die ursprüngliche Planung anpassen und optimieren kann. Dazu gehört gute und konstruktive Kommunikation innerhalb des Teams.
Das muss eine Projektmanagement Software bieten
Eine Projektmanagement-Software soll alle Mitglieder eines Teams bei der Umsetzung eines Projekts unterstützen. Von der initialen Idee bis zum erfolgreichen Abschluss bietet die Software praktische Lösungen für jede Phase der Durchführung. Sie erleichtert die Koordination und Kommunikation untereinander und schafft eine Grundlage für eine übersichtliche Zusammenarbeit.
Planung
Innerhalb der Software können alle wichtigen Projektdaten dargestellt werden. Ebenso hat man die geplante Struktur des Projekts vor Augen. Wenn sich etwas ändert, sehen alle Beteiligten das direkt, ohne selbst etwas eintragen zu müssen. So sind alle immer auf dem gleichen Stand. Ziele, Meilensteine und Aufgabenverteilung können mit Hilfe von Gantt-Diagrammen übersichtlich angezeigt werden.
Kommunikation
Die Aufgaben innerhalb des Arbeitsprozesses sind dank der Reißbrett-Struktur für alle Mitglieder ersichtlich. Hier finden sich kurzfristige und langfristige Tasks, die noch zu erledigen sind.
Ein internes Nachrichtensystem sorgt für geordnete Kommunikation, die am selben Ort wie die Planung stattfindet. Noch einfacher wird es, wenn sich die Projektmanagement-Software in gängige Office-Anwendungen integrieren lässt. Das erleichtert den Arbeitsalltag noch weiter.
Management von Anforderungen und Ressourcen
Die Ziele des Projekts sind über alle Phasen hinweg in der Software sichtbar. Wenn etwas angepasst wird, erhalten alle Mitglieder die Aktualisierung. Gleichzeitig bleiben Änderungen immer nachvollziehbar, sodass man später den Arbeitsprozess auswerten und für das nächste Projekt dazulernen kann.
Die Übersichtlichkeit macht es einfach, Aufgaben an Mitarbeiter zu verteilen und die Ressourcen, die zur Verfügung stehen, langfristig einzuplanen. So hat man immer im Blick, wer gerade an was arbeitet und wie gut die Arbeitskraft insgesamt auf das Projekt verteilt ist.
Controlling
Beim Controlling prüft man den Verlauf des Projekts und steuert die zeitliche und finanzielle Planung. Eine Projektmanagement-Software kann hier Auskunft über die Dinge geben, die bereits erledigt sind oder noch anstehen. So kann man sehen, wie gut man an die gewünschten Ziele herankommt.
Fazit
Projektmanagement ist ein komplexes Unterfangen. Damit man effizienter arbeiten kann und bessere Ergebnisse erzielt, bietet eine Projektmanagement-Software umfassende Unterstützung. Die Software sorgt dafür, dass die Phasen des Projekts transparent und übersichtlich bleiben. Sie verbessert außerdem die Kommunikation und die Anpassung und Steuerung der Projektplanung. Wer mit der passenden Software arbeitet, erspart sich unnötigen Mehraufwand und kommt reibungslos ans Ziel.
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- Laptop Statistiken Notebook: Bild von Lukas auf Pixabay
