Vom Business bis zum Studium: Erfahren Sie mehr über Microsoft Office und die verschiedenen Features, die Ihnen helfen, hybrid zu arbeiten und Ihre Aufgaben schneller zu erledigen.
Microsoft Office ist ein Software-Paket, das zahlreiche PC-Anwendungen für den privaten Gebrauch, das Business und das Studium in sich vereint. Mit seinen scheinbar endlosen Möglichkeiten bietet es ein schier unüberblickbares Universum, das die Kollaboration off- und online vereinfacht. Welche nützlichen Funktionen die wenigsten Nutzer auf dem Schirm haben und wie sie das computerbasierte Leben erleichtern können, bündelt das folgende MS-Office-Hack-Potpourri.
Die Microsoft Office Essentials
Wer hybrid arbeiten möchte und sich für das Betriebssystem Windows 11 entscheidet, trifft mit Microsoft Office 365 eine gute Wahl. Mit seinem modernen „fluent Design“ kommen hierbei die Anwendungen Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, OneNote, Publisher, Visio und Project zusammen.
Ob Textbearbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen oder die Konversation via E-Mail: Es lohnt sich, hinter die Kulissen der Anwendungen zu blicken und sich neues Know-how in Sachen Microsoft Office anzueignen.
Individuelle Layouts im Handumdrehen erstellen
Bei den früheren Versionen von Microsoft Word war es notwendig, zunächst eine Reihe von Leerzeilen einzufügen, um zu der Position zu gelangen, an der das geschriebene Wort beginnt. Das moderne Makeover von Microsoft Word ermöglicht es, durch einen simplen Doppelklick auf die gewünschte Stelle mit dem Schreiben zu beginnen. So entsteht das favorisierte Layout innerhalb kürzester Zeit und ohne das bislang lästige Ausmitteln mithilfe von Leerzeilen.
Erinnerungsnotizen in Outlook per Tastenkombination anlegen
Gilt es, zunächst einige Sachverhalte zu klären, bevor eine E-Mail an den Geschäftspartner raus geht, bietet Microsoft Outlook eine praktische Erinnerungsfunktion. Die Software ermöglicht das Erstellen von „Post-its“. Hierfür ist im geöffneten Programm lediglich das Kürzel Strg + N in Verbindung mit der Umschalt-Taste zu drücken. Die in hellem Gelb aufpoppende Notiz lässt sich per Drag-and-drop-Prinzip auf dem Bildschirm nach individuellem Belieben anordnen. Digitale Notizen helfen, die Papierflut zu reduzieren und die Umwelt zu entlasten. Ist die Aufgabe erledigt, wird die Notiz gelöscht.
Textbausteine für wiederkehrende Inhalte nutzen
Auch wenn Individualität beim Formulieren eines Textes oder einer E-Mail Trumpf ist: Einige Formulierungen werden immer wieder in der selben Art und Weise getätigt. Um effizient zu arbeiten, ist es ratsam, sie sich als Textbaustein anzulegen und so für künftigen Schriftverkehr zu nutzen. Hierfür wird der in Outlook geschriebene Text nachträglich markiert und über die Registerkarte „Einfügen“ in einem Katalog als „Schnellbaustein“ angelegt. Bei der nächsten E-Mail lässt sich dieser Schnellbaustein direkt verwenden.
Empfangene PDF nachträglich bearbeiten – so geht’s
Viele Nutzer von Microsoft Office haben keine Probleme damit, eine fertige Word-Datei in einem PDF-Format zu speichern. Umgekehrt sieht das schon anders aus. Vielmehr werden zahlreiche Dokumente als PDF versendet, um sie für den Empfänger unveränderbar zu machen. Die wenigsten aber wissen, dass sich eine PDF-Datei in Microsoft Word öffnen lässt. Hierzu einfach unter „Datei“ auf „Öffnen“ klicken und das PDF auswählen. Word fragt ab, ob die PDF-Datei in Word konvertiert werden darf. Dies lässt sich mittels OK-Button einfach bestätigen. Nun können die Dokumenteninhalte wunschgemäß bearbeitet werden.
Augen schonen via Vorlesefunktion und Dark Mode
Das lange Arbeiten am Bildschirm ermüdet die Augen bereits nach kurzer Zeit. Microsoft Office stellt daher einige Tools zur Verfügung, mit denen sich diese Situation verbessern lässt. Per Mausklick kann man sich den Text aus einer E-Mail vorlesen und über die Lautsprecher des Laptops oder PCs ausgeben lassen. Zu finden ist diese Funktion in Microsoft Word im Register „Überprüfen“ und dort im Reiter „Sprache“ unter „Laut vorlesen“. Bei Microsoft Outlook ist die gleichnamige Funktion im Register „Start“ versteckt.
Darüber hinaus erlaubt Microsoft Office in Word das Aktivieren des Dark Mode. Hierbei werden die Color Themes invers dargestellt. Diesen Modus zu nutzen, lohnt sich vor allem in den Abendstunden, wenn die Umgebung dunkel ist, damit das grelle Licht des weißen Hintergrundes nicht blendet. Wer keinen Dark Mode nutzen möchte, hat alternativ die Möglichkeit, ein Farbschema zu wählen, das den Bildschirminhalt in weichen Sepiatönen ausgibt.
E-Mail-Flut durch Deaktivieren von Group Messages eindämmen
Per „Allen antworten“ ist es möglich, eine E-Mail mit nur einem einzigen Klick mehreren Empfängern zuzustellen. Das kann schnell dazu führen, dass zahlreiche unerwünschte E-Mails im Postfach landen. Wer in Teams arbeitet und trotz eines persönlichen Wortes der Ablehnung beim Absender der E-Mail nichts ausrichten kann, wehrt den Empfang dieser E-Mails per Klick auf den Button „Ignorieren“ in der letzten Nachricht dieser Art ab. Die empfangene E-Mail wird den gelöschten Elementen vom System fortan automatisch zugeordnet.
Bedingte Formatierung von Excel-Zellen zur zielgerichteten Visualisierung nutzen
Anstelle einzelne Zellen manuell mit einer Füllfarbe zu versehen, ist es die weitaus galantere Form, eine bedingte Formatierung zu nutzen. Hierbei färben sich die Zellen auf Basis der in sie getippten Werte automatisch ein.
Fazit zu den MS Office-Tricks
In Microsoft Office schlummern auch darüber hinaus noch zahlreiche Geheimnisse. Die Kunst ist es, sie durch gezieltes Know-how zum Leben zu erwecken. Nicht zuletzt gilt beim Aktivieren der verschiedenen Funktionen das Motto „Probieren geht über Studieren“.
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