Mehr und mehr Unternehmen nutzen Google Spreadsheets, um ihre Daten festzuhalten und auszuwerten, so dass man aus diesen Entscheidungen für die Zukunft ableiten kann. Um zu einem richtigen Profi mit dem Programm zu werden, gibt es ebenfalls grundlegende Formeln und fortgeschrittene Tricks.
Natürlich gibt es auch viele andere Anwendungsgebiete für Google Sheets. Beispielsweise kann man seine Ausgaben und Gewinne festhalten, die man in einem Casino online gemacht hat. Egal wofür man Google Spreadsheets nutzt, es gibt einige Formeln die man verwenden kann, um dabei besonders effizient vorzugehen. Hier stellen wir zehn Formeln vor, die man auf jeden Fall kennen sollte!
1. COUNTIF() für konditionelles Zählen
Mit dieser Formel kann man einfach herausfinden, wie viele Felder in einem Google Spreadsheet bestimmte Kriterien erfüllen. Dafür gibt es verschiedenste Anwendungen. Man kann beispielsweise auszählen lassen, wie viele Kunden mehr als einen bestimmten Betrag ausgegeben haben. Wenn man beispielsweise wissen will, wie viele von 100 Kunden mehr als 1.000 € im Monat ausgegeben haben, kann man das mit dieser Formel sofort ermitteln: =COUNTIF(Felder, Kriterium). Wenn in dem Beispiel die Einkäufe der 100 Kunden in Reihe A1-A100 stehen, würde die Formel lauten: =COUNTIF(A1:A100, „>1000“).
2. TODAY() um automatisch upzudaten
Man kann mit dieser Formel das Datum in seinen Google Spreadsheets automatisch aktualisieren. Dazu muss man nur ein Sheet erstellen und die Formel =TODAY() einfügen. Das ist vor allem praktisch, da man dieses Sheet mit einem Kalender verknüpfen kann. Dadurch würde jede Änderung im Spredsheet auch in den Kalender eingetragen werden. Mit der gleichen Formel kann man auch Zeiträume eingrenzen. Dazu muss man bei der Formel nur -X anfügen, wobei X für die Anzahl an Tagen steht, die man zurückgehen möchte, und ein Enddatum eingeben.
3. TEXT() um Zahlen in Währungen umzuwandeln
Diese Formel hat gleich mehrere Anwendungen. Man kann sie nutzen, um einen Zahlenstrang in Daten mit einem MM/JJ Format umzuwandeln. Zahlen lassen sich ebenfalls um mehr Dezimalstellen erweitern. Besonders praktisch ist aber die Umwandlung in Währungen. Um das zu bewerkstelligen, muss man nur eingeben: =TEXT(Felder/ „Format“). Als Format für eine Währung gibt man beispielsweise ein „0,00 €“. Wenn man dann die Felder auswählt und in die Formel einfügt kann man eine neue Reihe erstellen, in der die Zahlen in die gewünschte Währung umgewandelt wurden.
4. SPLIT() um Daten in mehrere Zellen aufzuteilen
Mit dieser Formel kann man eine Zeile in mehrere aufteilen. Dafür kann man selbst die Kriterien bestimmen. Wenn man beispielsweise eine Liste mit den vollständigen Namen hat, und diese in Vor- und Nachnamen aufteilen möchte, kann man eingeben: =SPLIT(Feld, „ „). So bestimmt man das Leerzeichen als Kriterium um die Daten zu trennen. Das Feld kann man durch einfachen Anklicken auswählen und bei längeren Listen kann man die Formel einfach runterziehen, um sie in allen Feldern anzuwenden.
5. CONCATENATE() um Daten aus mehreren Zellen in einer zusammenzufassen
Diese Formel stellt sozusagen das Gegenteil von SPLIT() dar. Hierbei wählt man eine beliebige Anzahl an Feldern und fügt diese in einer neuen Zelle zusammen. Man kann die einzelnen Datensätze auch getrennt anzeigen lassen. Die Formel dafür lautet: =CONCATENATE(Feld 1, „ „, Feld 2). So kann man eine Zeile mit Vornamen und eine Zeile mit Nachnamen in eine mit den vollständigen Namen umwandeln.
6. IMPORTRANGE() um eine Auswahl an Zellen zu importieren
In diese Formel kann man die URL eines Spreadsheets und eine Reichweite an Feldern eingeben, die man anschließend auf einen Schlag importieren kann. Die Formel lautet: =IMPORTRANGE(spreadsheet_url, range_string).
7. IF() um den Zustand einer logischen Funktion zu überprüfen
Wenn man überprüfen möchte, ob eine Kondition erfüllt wird oder nicht, dann ist diese Formel genau das Richtige. So kann man unterschiedliche Aktionen festlegen, die im Spreadsheet ausgeführt werden sollen, je nachdem ob eine Bedingung zutrifft oder nicht. Die Formel lautet: =IF(test, then_true, otherwise_value). So kann man sich schnell anzeigen lassen, auf wie viele Stellen eines Spreadsheets bestimmte Konditionen zutreffen.
8. IFERROR() um Fehler in Zellen aufzuheben
Wenn man eine Fehleranzeige in einer Zelle hat, beispielsweise weil man im Zuge einer Formelanwendung durch Null geteilt hat, funktionieren alle anschließenden Rechnungen mit der Zelle nicht. Um dieses Problem zu beheben, kann man die Formel eingeben: =IFERROR(value, [value_if_error]. So wird bei einem Fehler in einer Zeile der gewünschte Wert eingetragen.
9. VLOOKUP() für eine vertikale Suche
Die Formel lautet: =VLOOKUP(search_key, range, index, is_sorted). Bei search_key gibt man den Suchbegriff ein. Die Range gibt an welche Zellen berücksichtigt werden sollen. Bei Index gibt man einen Wert zwischen eins und der Anzahl an Spalten in der Range an. So kann man ein Spreadsheet sehr schnell und erfolgreich durchsuchen.
10. SEARCH() um bestimmte Werte nachzuschlagen
Diese Formel erlaubt einem zu überprüfen, ob ein Wert in einem Datenstrang existiert. Die Formel ist extrem gut dafür geeignet, viele Positionen nach bestimmten Kriterien zu durchsuchen. Die genaue Anwendung der Formel erfordert allerdings etwas Geschick.
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